Porady jsou nedílnou součástí pracovního života. Přestože mají být nástrojem ke koordinaci práce a lepší komunikaci, mnoho zaměstnanců je vnímá jako zdroj stresu, frustrace a vyčerpání.

Podle výzkumu Harvard Business Review zaměstnanci tráví až 23 hodin týdně na schůzkách, přičemž 71 % z nich označuje tyto schůzky za neproduktivní a neefektivní. Taková čísla nejenže ukazují ztrátu produktivity, ale také negativní dopad na duševní zdraví zaměstnanců. Co tedy může HR udělat pro to, aby kultura porad podporovala wellbeing, namísto toho, aby ho ničila?

1. Jak porady ovlivňují duševní zdraví?

Pravidelné neefektivní schůzky mohou vést k únavě, frustraci, a dokonce vyhoření. Výzkum Univerzity v Severní Karolíně zjistil, že chronická únava a stres z nadměrného množství porad přímo ovlivňuje duševní zdraví, což může vést k vyšší absenci, snížené motivaci a celkové ztrátě produktivity.

Důležitá je také inkluzivita – zaměstnanci pracující na dálku se často cítí izolovaní nebo méně důležití, což dále zvyšuje jejich stres a úzkost. Inkluzivní a efektivní schůzky jsou proto klíčem k pozitivnímu pracovnímu prostředí.

2. Méně porad, ale kvalitnější

Odbourat zbytečné porady znamená okamžitou úlevu. Jak na to?

• Pravidlo jasného cíle: Každá porada musí mít jasně definovaný cíl a agendu. Pokud schůzka nemá konkrétní cíl, měla by být zrušena.
• Časové limity: Zkuste pravidlo 25 nebo 50 minut – kratší, soustředěné schůzky s jasným koncem vedou k větší pozornosti a produktivitě.
• Kritická účast: Pozvěte pouze zaměstnance, jejichž přítomnost je skutečně nutná. Ti, kteří nejsou přímo zapojeni, by měli mít možnost účast odmítnout.

Například společnost Shopify zavedla tzv. „meeting-free Wednesdays“, díky kterým se snížil počet schůzek o 20 % a zároveň se zvýšila produktivita zaměstnanců o téměř 30 %, jak uvádí jejich interní studie z roku 2021. tzv. „meeting-free Wednesdays“, které přinesly nejen snížení počtu porad, ale také výrazně zvýšily produktivitu a snížily stres zaměstnanců.

3. Efektivnější vedení a organizace porad

Když už se schůzka opravdu koná, měla by stát za to. Na předchozí doporučení „méně a lépe“ navazuje tento bod: i těch několik opravdu nezbytných porad by mělo být vedeno profesionálně, efektivně a s ohledem na různé pracovní styly i osobnosti.

Vést porady efektivně znamená nejen mít připravenou agendu, ale také aktivně řídit diskusi.

• Facilitátor: Určete člověka odpovědného za řízení porady, který zajistí, že každý dostane prostor a diskuse se drží tématu.
• Zápisy a akční body: Každá porada by měla skončit jasnými akčními kroky, termíny a odpovědnými osobami.
• Technologie na podporu: Využijte nástroje jako Trello, Asana či Miro pro vizualizaci agendy a sledování úkolů.

Příkladem je společnost Amazon, která využívá tzv. „6-stránkové memo“, které účastníci schůzky nejdříve v tichosti přečtou a teprve poté následuje strukturovaná diskuse.

4. Inkluzivita a remote přístup

Efektivní a inkluzivní porady berou v potaz také vzdálené pracovníky.

• Hybridní formát: Nastavte porady tak, aby všichni účastníci měli stejné možnosti komunikovat – používání kvalitních mikrofonů, kamer a přístup k platformám, jako je Zoom nebo Teams.
• Prostor pro všechny: Aktivně zapojujte vzdálené účastníky otázkami a ověřujte jejich názor. Využijte funkce jako virtuální „raise hand“ či hlasování.
• Záznamy a sdílení informací: Nahrávejte důležité schůzky a záznamy zpřístupněte všem účastníkům, kteří nemohli být přítomni, což posiluje pocit začlenění.

Například společnost GitLab, která má více než 1 200 zaměstnanců po celém světě, pravidelně nahrává a sdílí své schůzky, což výrazně zvyšuje transparentnost a zapojení všech pracovníků.

Akční kroky pro HR:

Následující kroky pomohou HR oddělením i manažerům převést principy efektivní kultury porad do praxe. Nejde o jednorázová opatření, ale o dlouhodobé návyky, které mohou výrazně zlepšit pracovní prostředí a zvýšit wellbeing zaměstnanců.

1. Proveďte audit porad: Identifikujte, kolik času zaměstnanci tráví na schůzkách a jak je vnímají.
2. Implementujte jasná pravidla: Stanovte pravidla pro svolávání a vedení porad (jasný cíl, agenda, kritická účast).
3. Využijte technologie: Podporujte využívání online nástrojů k zefektivnění schůzek a jejich řízení.
4. Podporujte inkluzivitu: Školte manažery ve vedení inkluzivních schůzek, zvláště v hybridních týmech.
5. Pravidelná zpětná vazba: Monitorujte dopady změn a pravidelně vyhodnocujte zpětnou vazbu zaměstnanců.

Péče o kulturu porad není jen otázkou produktivity, ale také klíčovým prvkem podpory duševního zdraví a celkové pohody zaměstnanců. Efektivní, inkluzivní a dobře organizované porady mohou být silným nástrojem pro zlepšení pracovního života – pokud se s nimi zachází správně.