Zlepšit work-life balance zaměstnanců. Vymezit pravidla pro práci z domova. Zjednodušit některé HR procesy. To jsou cíle novely zákoníku práce, která platí od října 2023. Jak se ale nová pravidla promítají do praxe? Zjistěte, kde se práce personalistů zjednoduší, a kde naopak přibude administrativa.

Práce na dálku? Ano, ale…

V souvislosti s novelou se často řeší nová pravidla pro práci na dálku. Úprava přináší další povinnosti pro zaměstnavatele, ale zároveň dává prostor jednotlivé aspekty práce z domova smluvně upravit. Nejdůležitější krok? Hned na začátku jednotlivé procesy nastavit tak, abyste naplno dokázali využívat nové možnosti.

Pokud chce zaměstnanec pracovat na dálku, musí se písemně dohodnout se zaměstnavatelem. V této dohodě byste měli stanovit způsob, jakým budete zaměstnanci vyplácet náhrady za práci z domova. Nově se můžete domluvit na jednoduché výplatě v paušální výši – v praxi půjde o nejjednodušší řešení. Zaměstnanci můžete hradit také náklady, které mu vznikly v souvislosti s výkonem práce na dálku a jejichž výši zaměstnanec prokázal (například předložením faktur). A další podstatná novinka: lze sjednat také to, že náhrada nákladů zaměstnanci vůbec nepřísluší.

Na práci z domova (na dálku) nemají zaměstnanci právní nárok. Přesto novela určuje pravidla, jak postupovat, pokud o práci na dálku zažádají specifické skupiny zaměstnanců. Pokud o tuto formu práce požádá těhotná zaměstnankyně nebo zaměstnanci, kteří pečující o malé dítě nebo jiné osoby závislé na jejich pomoci, a zaměstnavatel této žádosti nevyhoví, musí své rozhodnutí písemně odůvodnit.

Pracovněprávní dokumentace už jen digitálně?

Na kompletní digitalizaci pracovněprávních dokumentů si ještě počkáme, nově je ale možné některé pracovněprávní dokumenty doručovat pouze online. Personalisty jistě potěší, že mezi takové dokumenty patří také pracovní smlouva, kterou lze nově uzavřít i po e-mailu. Celý proces onboardingu se tím značně urychlí a zjednoduší.

Poskytování informací rychleji a lépe

Kde administrativy naopak neubude? Zejména když přijde na poskytování informací zaměstnancům. Zaprvé se rozšiřuje informační povinnost o sdělování dalších údajů, například o době trvání a podmínkách zkušební doby nebo o instituci sociálního zabezpečení, které se odvádí pojistné.

Dále se zkracuje lhůta pro poskytnutí informací: z jednoho měsíce na 7 dní od vzniku pracovního poměru. Informace musí být poskytovány písemně. Pokud jsou poskytovány elektronicky, musíte je poskytnout v takové formě, aby si je mohl zaměstnanec uložit a vytisknout.

Bude nutné zrevidovat obsah poskytovaných informací a podle novely upravit stávající postupy. Nemusíte přitom vše složitě vypisovat, ve vztahu k některým informacím stačí odkázat na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní směrnici. Na nová pravidla se však důkladně připravte: za porušení informační povinnosti totiž hrozí pokuta až 200 000 Kč.