Málokdo může říct, že prožil první dny v nové práci úplně bez chyb. Onboarding je často přehlížený, a přitom klíčový aspekt začlenění do firmy. Může rozhodnout o tom, jestli nový zaměstnanec zůstane, nebo upřednostní jinou nabídku. Jak správně nastavit celý proces, aby přispěl k rychlé adaptaci a dlouhodobé spokojenosti? Na téma onboardingu se zamýšlí Michaela Koláčková, HR profesionálka z firmy Dynatrace.

Pro příklad špatného onboardingu nemusíme chodit daleko. Stačí se zeptat někoho z vašich blízkých a dost možná vám popíše zkušenost, kdy jeho první dny v práci nebyly úplně ideální. Neexistující procesy, zastaralé příručky i manažer, který na nováčka nenašel čas, nebo na něj dokonce zapomněl. To všechno patří mezi situace, kterým by se společnost mohla vyhnout s lépe nastaveným onboardingem. Jde o okolnost, která může nováčkovi v začátcích zásadně pomoct. Díky dobrému onboardingu začne být dříve produktivní a zvýší se pravděpodobnost, že bude chtít ve firmě zůstat dlouhodobě. Přibližně ve třetině firem ale strukturovaný onboarding chybí úplně, každý čtvrtý člověk zažije nástupní proces, který trvá pouze jeden den. Ze statistik vyplývá, že jen 1 z 10 lidí by řekl, že absolvoval onboarding na skvělé úrovni. Na druhou stranu, špatný onboarding může za to, že zhruba 20 % lidí odejde z firmy už po prvních 45 dnech.

Zodpovědnost za onboarding ve většině firem připadá na HR oddělení. Ačkoliv by ho HR profesionálové měli mít na starosti, nejde o jediný článek procesu. Do onboardingu by se ideálně měli zapojit také manažeři, kolegové a samotné vedení společnosti. Nedílnou součást představuje IT oddělení, které nováčkům zajišťuje vybavení či přístupy, nebo třeba finanční a administrativní tým. Správně nastavený onboarding by se s trochou nadsázky dal přirovnat k lodi. HR sedí na kapitánském můstku a řídí celý proces. Vedení firmy udává směr, kterým se loď ubírá. Manažer a tým sedí na palubě a stará se o dobrý zážitek z plavby. Podpůrné týmy, kam spadají finance či IT, hlídají hladký průběh v podpalubí.

Plavba onboardingovou lodí

Manažer má v rámci onboardingu velmi významnou roli. Rozhodně se netýká jen pozdravu a uvítání v týmu, ale měl by provázet celý proces. Ale kdy vlastně onboarding začíná a kdy končí? Ve skutečnosti startuje ještě před nástupem do nové práce. Takzvaný pre-onboarding pokrývá období právě před nástupem – klidně až tři měsíce dopředu. Během této doby by měla probíhat hlavně komunikace s nováčkem, aby neměl pocit, že se na něj zapomnělo, a aby měl dostatek informací o nové firmě. Konec onboardingu není nikde přesně daný. Typickým milníkem může být ukončení zkušební doby, ale třeba i završení prvního půlroku či roku ve firmě. Záleží na pozici a faktu, za jak dlouho se zaměstnanec dosáhne své plné produktivity.

V rámci pre-onboardingu by měl manažer alespoň jednou napřímo komunikovat s nováčkem a ideálně mu sdělit, že má z jeho nástupu radost. Například těsně po přijetí pracovní nabídky nebo třeba pár dní před nástupem. Měl by se postarat i o to, aby jeho současný věděl o blížícím se nástupu kolegy a specifikaci jeho pozice. Před nástupem by měl manažer také zařídit buddyho nebo mentora, tedy někoho, kdo se novému spolupracovníkovi bude věnovat na denní bázi. Během prvního dne by měl manažer nováčka uvítat a představit týmu. Určitě by ho neměl zahrnout úkoly a nechat plavat, ale spíš ho provést a zajistit, aby měl z premiéry dobrý zážitek.

První týden se nový zaměstnanec většinou rozkoukává. S manažerem by si měli společně nastavit systematickou komunikaci do budoucna a stanovit základní cíle na následující měsíce. Během zkušební doby už by pak měla probíhat komunikace zcela pravidelně. A na co by se manažer kolegy neměl zapomenout zeptat? Například jak se cítí, zda práce odpovídá jeho představám nebo jestli má všechno potřebné k vykonávání své práce. Manažer by měl představovat nápomocnou rukou při budování vztahů s kolegy, třeba i prostřednictvím představování nováčka jiným oddělením.

Dohled HR oddělení

HR profesionálové při plánování onboardingu kontrolují, že se všechny naplánované kroky stanou realitou. Plánování procesu by mělo vycházet z dlouhodobé strategie firmy. Onboarding se odvíjí také od zaměření konkrétní společnosti. Někdy se může točit okolo co nejrychlejšího dosáhnutí plné výkonosti a přesnosti, zatímco jindy se zaměří hlavně na pochopení výzkumu a přidávání kvalitativní hodnoty. To stejné platí pro různá oddělení ve firmě. Manažer finančního týmu bude provádět jiný onboarding než mistr ve výrobě. Oba dva procesy by ale měly mít společné znaky právě proto, že na ně dohlíží HR oddělení.

Profesionálové v oblasti řízení lidských vztahů mají za úkol stanovit základní onboarding, který se následně přizpůsobí specifikám jednotlivých oddělení. Tato spolupráce s manažery zajišťuje, že bude mít každý tým proces ušitý na míru svým konkrétním potřebám – od přijetí zaměstnance až po jeho úplnou integraci. Pro usnadnění a zajištění důslednosti procesu HR také vytváří detailní checklisty, které manažery vedou krok po kroku. Tyto checklisty zahrnují vše od přípravy pracovních prostředků po formální představení nováčka týmu. Pomáhají zajistit, aby se nezapomnělo na nic důležitého a onboarding probíhal hladce. První dojmy z nové firmy totiž často bývají ty nejdůležitější.