Představte si běžné pondělní ráno – vstupujete do kanceláře a místo stresujícího šumu a nepohodlného prostředí vás vítá světlý prostor plný zeleně, ergonomického nábytku a klidných zón pro soustředěnou práci.

Práce už dávno není jen místo, kam chodíme kvůli výplatě, ale prostředí, které zásadně ovlivňuje naši náladu, energii a celkovou produktivitu. Dnešní pracovní prostředí hraje klíčovou roli nejen v produktivitě, ale hlavně v psychickém zdraví zaměstnanců.

Pro HR profesionály to znamená, že péče o duševní pohodu začíná doslova od základu – v designu a organizaci kancelářských prostor.

Když data hovoří jasně

Výzkumy ukazují, že až 87 % zaměstnanců uvádí, že fyzický prostor kanceláře přímo ovlivňuje jejich náladu (podle průzkumu společnosti Leesman, 2019) a schopnost soustředění. Harvard Business Review zveřejnil studii, podle níž lidé pracující v prostorách s přístupem k dennímu světlu a přírodním prvkům vykazují až o 15 % vyšší produktivitu a nižší míru stresu než ti, kteří takové prostředí nemají.

Praktické kroky, které můžete okamžitě implementovat

1. Zeleň a přírodní prvky

Rostliny nejen zlepšují kvalitu vzduchu, ale jejich přítomnost také snižuje stres a zvyšuje produktivitu. Zkuste integrovat pokojové rostliny do kancelářských prostor, případně zvažte vytvoření malé relaxační zahrady nebo terasy.

Kromě estetických přínosů rostliny výrazně přispívají ke snížení hladiny stresového hormonu kortizolu. Například studie publikovaná v časopise Journal of Physiological Anthropology ukázala, že pouhých 15 minut interakce s pokojovými rostlinami může významně snížit hladinu kortizolu a zlepšit celkový pocit relaxace a pohody. Studie ukazují, že zaměstnanci obklopeni zelení vykazují nejen nižší míru stresu, ale také zvýšenou kreativitu a celkovou spokojenost se svým pracovním prostředím. Navíc přítomnost zeleně může pomoci minimalizovat pocit únavy očí a bolesti hlavy způsobené dlouhými hodinami práce na počítači.

Pro HR je důležité přemýšlet také nad výběrem vhodných rostlin, které jsou nenáročné na péči a zároveň efektivně filtrují vzduch. Mezi populární volby patří například fíkus, filodendron či sansevieria, známá jako „tchýnin jazyk“. Také pravidelná údržba rostlin by měla být součástí celkového konceptu kancelářského wellbeingu.

2. Ergonomie a pohodlí

Nevhodné sezení a špatně navržené pracovní prostory vedou k fyzickému nepohodlí a chronickému stresu. Investice do kvalitních ergonomických židlí, nastavitelných stolů a vhodného osvětlení by měly být prioritou každého HR oddělení.

V dlouhodobém horizontu špatná ergonomie pracovního místa výrazně zvyšuje riziko chronických potíží, jako jsou bolesti zad, migrény nebo syndrom karpálního tunelu. Tyto zdravotní problémy následně negativně ovlivňují nejen produktivitu, ale i celkovou spokojenost zaměstnanců. Proto by HR profesionálové měli pravidelně revidovat ergonomické nastavení kanceláří a průběžně ho optimalizovat.

Školení o ergonomii by mělo být pravidelnou součástí firemního vzdělávání. Kromě samotného vybavení je užitečné zaměstnance edukovat také o správných technikách držení těla, významu pravidelných přestávek a jednoduchých cviků, které mohou preventivně působit proti bolestem a únavě.

3. Otevřené prostory vs. klidné zóny

Ačkoli otevřené kanceláře podporují komunikaci a týmového ducha, mohou také zvyšovat stres a rušit koncentraci. Proto je ideální kombinovat otevřené prostory s tichými zónami, kde se zaměstnanci mohou soustředit nebo krátce odpočinout.

Jedním z efektivních řešení je vytvoření vyhrazených místností nebo zón určených pro tichou práci. Tyto prostory by měly být izolované od rušnějších částí kanceláře a vybaveny pohodlným nábytkem, dostatečným osvětlením a ideálně také možností regulovat teplotu a ventilaci podle individuálních potřeb zaměstnanců.

Dalším krokem může být zavedení jasných pravidel pro využívání těchto tichých zón, například rezervační systém, který zajistí jejich dostupnost všem zaměstnancům. Důležité je také informovat všechny pracovníky o tom, jak správně využívat tyto prostory k efektivnímu odpočinku nebo soustředěné práci.

Jak měřit výsledky?

Nejde to zrovna jednoduše a přímočaře, ale jde to. Začněte tím, že si stanovíte konkrétní cíle, které chcete dosáhnout úpravami kancelářského prostředí – například zvýšení spokojenosti, snížení absence, nebo zlepšení produktivity zaměstnanců. Každý z těchto cílů by měl mít jasné indikátory, které můžete pravidelně vyhodnocovat.

Kancelářský prostor není jen estetická záležitost, ale klíčový faktor ovlivňující výkonnost a duševní pohodu. Jak ale změřit efekt těchto změn?

• Ankety a zpětná vazba: Pravidelné průzkumy mezi zaměstnanci poskytují cenné informace o vnímání změn.
• Produktivita a absence: Sledujte změny v míře produktivity, počtu nemocenských dní a absencí, které mohou být indikátorem pozitivního vlivu na duševní zdraví.

Pravidelné ankety a zpětná vazba jsou základním nástrojem. Vytvořte dotazník zaměřený nejen na obecné hodnocení prostředí, ale také na specifické oblasti, které jste upravovali (například ergonomie pracovního místa, množství zeleně, dostupnost tichých zón). Provádějte tyto průzkumy alespoň čtvrtletně, abyste mohli sledovat trendy a případné změny ve vnímání zaměstnanců.

Dále můžete implementovat nástroje na měření produktivity, které mohou zahrnovat sledování výkonnostních ukazatelů jako jsou rychlost dokončení úkolů, množství zpracovaných projektů nebo splnění stanovených cílů. Tyto metriky vám poskytnou jasnou zpětnou vazbu o efektivitě zavedených změn.

Další užitečnou metrikou je sledování nemocnosti a absence zaměstnanců. Vytvořte si interní systém, který bude pravidelně vyhodnocovat počet dnů absence a nemocenské. Porovnávejte tato čísla před a po zavedení konkrétních změn v kancelářích. Pokud zaznamenáte významný pokles absencí, můžete to interpretovat jako pozitivní dopad změn na zdraví a duševní pohodu zaměstnanců.

Nakonec nezapomeňte na osobní rozhovory a focus groups se zaměstnanci. Tyto metody vám umožní získat hlubší vhled do konkrétních aspektů, které by mohly být v dotazníkových průzkumech přehlédnuty. Osobní přístup a otevřená komunikace pomohou také budovat důvěru a zvyšovat angažovanost zaměstnanců.

Lidský přístup je klíčový

Nezapomínejme, že kancelářský prostor je především místem, kde trávíme velkou část života. Vytvořením fyzického prostředí, které podporuje duševní zdraví, naplňujeme nejen pečovatelskou roli HR, ale především investujeme do dlouhodobého štěstí a výkonu zaměstnanců. Vždyť koneckonců, šťastný zaměstnanec je tím nejlepším ambasadorem firmy.