GDPR. Čtyři písmena, která už mnoha profesionálům napříč obory pěkně zavařila.
Nařízení o ochraně osobních údajů je přes pět let nedílnou součástí tuzemských firem. Týká se také personalistiky a řízení lidských zdrojů. Jak k ochraně údajů přistupují některé české mediální domy?

25. květen 2018 – den, kdy u nás vstoupilo v účinnost Nařízení o ochraně osobních údajů, takzvané GDPR. Toto datum znamenalo zásadní změnu pro všechny firmy působící v Evropské unii. GDPR vymezuje právní důvody zpracování osobních údajů, práva subjektů údajů či povinnost správců a zpracovatelů. Podepsalo se i do řízení lidských zdrojů napříč obory, včetně mediálních společností. Jak data zaměstnanců chrání Jana Caves, HR ředitelka skupiny Prima?

Školení od prvního dne

„Každý z nás ví, na koho se v případě ochrany osobních údajů obrátit. Pozměnili jsme osobní dotazníky a některé dokumenty, ale k žádným radikálním změnám kvůli GDPR nedošlo,“ říká na rovinu Jana Caves, která sbírala zkušenosti například i ve firmách jako American Express a Accenture Services. Třebaže média stojí na mezilidských interakcích a formují veřejné mínění, v problematice ochrany osobních údajů se nijak zvlášť neliší. „Dopad na nábor zaměstnanců je v našem případě úplně stejný jako u jakékoliv jiné firmy. Nepožadujeme žádné nadbytečné údaje a ptáme se jen na to, co je zvykem. Pokud jedinec ve výběrovém řízení neuspěje, okamžitě z databáze mažeme jeho údaje a nic si u sebe nenecháváme,“ upřesňuje HR ředitelka skupiny Prima, v jejímž pražském sídle najdete také rádiové stanice jako Beat, Spin, Kiss a Radio 1.

Pokud skupina Prima přijme nového zaměstnance, HR oddělení uchovává pouze informace, které jsou nezbytné v rámci pracovněprávního vztahu mezi firmou a zaměstnancem. S GDPR se pak noví zaměstnanci obeznamují již od prvního dne ve firmě. „Ve fázi onboardingu naši noví kolegové stráví půl dne na HR oddělení. Podepisují dokumenty a seznamují se s firmou. Potkají kolegy z marketingu, PR i IT,“ vysvětluje Jana Caves a pokračuje:

„U celého procesu nechybí ani naše kolegyně na pozici Compliance Officer, která vysvětluje všechny náležitosti včetně GDPR.“

Neznalost neomlouvá

Vydavatelství či větší mediální společnosti se často řídí etickými kodexy a směrnicemi. Jejich součástí bývá mimo jiné problematika ochrany údajů a práce s osobními daty. Výjimku v tomto ohledu nepředstavuje ani tuzemská skupina Prima „Kromě směrnice a kodexu musí zaměstnanci povinně absolvovat online školení v průběhu deseti dnů od nastoupení,“ podotýká zkušená HR ředitelka. V případě porušení pravidel GDPR hrozí firmám napříč EU tučné pokuty, často se s nimi potýkají především v Irsku. Tato země nahlásila nejvyšší částku pokut uložených za porušení nařízení od jeho zavedení – přes 1,31 miliardy eur.

I když mediální domy nemají nadstandardní postupy v oblasti GDPR, občas se setkají se specifickými výzvami. Jana Caves uvádí situaci, kterou někdy HR oddělení řeší hned u přijímacího pohovoru: „Uchazeči občas sami od sebe prozrazují věci, které možná ani nechceme vědět. Jde o osobní historky týkající se rodiny nebo zdraví.“

S úniky osobních údajů se ale skupina Prima nesetkává. Ve firmě existuje mechanismus, který podobným případům zabraňuje. „Pokud k něčemu takovému přece jen dojde, okamžitě se kontaktuje Compliance Officer nebo pověřenkyně pro ochranu osobních údajů. Tato osoba vyhodnotí rizika a na základě zkušeností nastaví opatření, aby už se situace neopakovala,“ vysvětluje HR ředitelka.

Ať už působíte v malém start-upu, nebo velikém mediálním domě, GDPR by se nemělo podceňovat. Udržujte si přehled o aktuálních nařízeních, školte zaměstnance a připravte se na řešení potenciálního úniku osobních údajů. Třebaže se před lety mohlo zdát, že bude GDPR pro mnohé firmy znamenat komplikace, některé tuzemské společnosti dokazují, že k zemětřesení v HR oddělení nedošlo. „Troufám si říct, že GDPR máme na Primě dobře nastavené,“ uzavírá Jana Caves.